L’Entretien Professionnel est une situation de communication particulière, à la fois exercice imposé par la loi et opportunité pour l’entreprise d’anticiper et accompagner les besoins de formation des salariés.
Les PME françaises que nous rencontrons sont souvent frileuses à l’idée d’utiliser des outils digitaux pour préparer et gérer les entretiens professionnels de leurs collaborateurs.
Pourtant, si l’on veut respecter les obligations imposées par les textes légaux, les managers et les Responsables RH devront consacrer beaucoup de temps à la préparation, à la réalisation et au suivi des entretiens ! La question de la dématérialisation se pose alors, pour leur permettre de gagner du temps et se recentrer sur leurs missions à plus forte valeur ajoutée.
Eliminer les tâches sans valeur ajoutée pour les RH
Pour les Entretiens Professionnels, si votre assistant(e) RH passe du temps à
- imprimer et diffuser aux salariés des trames de questionnaires au format papier
- lutter pour savoir quels entretiens ont eu lieu et récupérer la copie signée du compte-rendu
- saisir dans des fichiers les informations recueillies lors des entretiens pour consolider des demandes de formation ou des statistiques pertinentes
- scanner chaque compte-rendu, et en gérer l’archivage,
alors il/elle tirera immédiatement profit de la dématérialisation car toutes ces tâches peuvent être automatisées ! Il/elle pourra ainsi de se consacrer à des actions de développement des compétences, de formation ou de recrutement, selon vos priorités.
Eviter le piège du SIRH pour les PME
Attention : dématérialiser ne veut pas forcément dire mettre en place un SIRH ! Un projet SIRH est toujours long (18 à 24 mois de mise en place) et coûteux (30 à 50 K€ de mise en place, puis plusieurs milliers d’euros par an). Si l’entreprise est une start-up en très forte croissance, a une culture très orientée « outils », et peu de pratiques internes spécifiques en matière d’entretiens, cela peut être intéressant pour préparer un avenir relativement proche.
Mais pour les autres cas, notamment les entreprises de 50 à 250 salariés, il existe des outils web accessibles, spécialisés sur un processus métier (formation, recrutement ou entretiens d’évaluation) qui représentent une alternative qualitative au SIRH. C’est par exemple le cas de PitchLab© pour les Entretiens Professionnels et pour les Entretiens d’évaluation de la performance. Ces deux outils dématérialisent le processus de préparation – validation – diffusion et suivi des entretiens dans l’entreprise. Leur mise en oeuvre est rapide (2 mois) et leur coût raisonnable (1200€/an en version standard), ce qui en fait une alternative pragmatique aux SIRH.
Améliorer la qualité des échanges pendant l’entretien
Pour le manager, la dématérialisation permet donc de se décharger des aspects fastidieux liés aux Entretiens Professionnels (récupération de la trame d’entretien à jour, du compte-rendu du précédent entretien, rédaction et signature par les deux parties du compte-rendu, reporting aux RH sur l’avancement des entretiens…)
Mais une autre dimension est essentielle : l’accompagnement, garant d’une mise en place réussie des Entretiens Professionnels. Le peu de temps (soyons réalistes !) que le manager pourra consacrer à la préparation des Entretiens Professionnels sera focalisé sur la préparation du contenu des échanges avec son collaborateur. Et pour peu que l’outil utilisé soit un tant soit peu pédagogique, chaque préparation fera progresser le manager dans son nouveau rôle. Quant à lui, le collaborateur pourra apprécier un entretien préparé et maîtrisé de bout en bout, avec un process fluide et transparent qui lui laissera une impression de professionnalisme.
En conclusion, il n’est pas nécessaire de mettre en place un SIRH pour bénéficier des bienfaits et des gains liés à la digitalisation du processus d’entretiens.
Responsable RH, commencez directement à préparer un entretien pour évaluer l’outil, puis demandez votre compte d’essai RH gratuit pour visualiser le Reporting RH.
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